Parempia kokouksia

Kirjoittaja ja kuva: Lauri Loikkanen, Laskentaekonomit

 

Oletko koskaan päätynyt pohtimaan, miksi sinut on kutsuttu johonkin kokoukseen? Miksi kokous ylipäätään pidetään tai taaskaan kokous ei johtanut mihinkään? Jokaiselta ekonomilta löytyy varmasti vastaavia kokemuksia. Huonoihin kokouksiin ei kuitenkaan tarvitse tyytyä, vaan jo pienillä muutoksilla niistä saadaan parempia.

 

Laskentaekonomien vuosikokouksen parissa lähdimme hakemaan oppia parempiin kokouksiin. Etsintöjen tuloksena fasilitaattori Henna Karjalainen Grape Peoplelta tuli kertomaan meille fasilitoinnista ja miten se liittyy asiaan.

 

Karjalainen kutsui meidät suoraan lavalle mukaan hänen kanssaan ja sitten mentiin. Pääsimme kokemaan fasilitointia käytännössä, kun Karjalainen veti lyhyen workshopin meille, jonka ohessa teimme jopa minitutkimuksen. Vinkkinä, että laskentaekonomeilta löytyy nyt muun muassa valmiita vastauksia anopin joululahjatoiveisiin!

 

Fasilitointi on ihmisten osallistamista

 

Sitten takaisin siihen tärkeimpään eli mitä se fasilitointi nyt oli ja miten se auttaa kokouksiin. Fasilitointi on siis ihmisten osallistamista ja keskusteluiden puitteiden luomista. Fasilitointi keskittyy vain prosessiin eikä sisältöön. Fasilitoija vastaa, että prosessi etenee ja osallistujilta saadaan timanttista sisältöä. Fasilitointi on parhaimmillaan ulkopuolisen vetämänä, koska fasilitoijan täytyy pystyä toimimaan neutraalisti. Karjalainen vinkkasi, että omassa yrityksessä voi esimerkiksi kokeilla fasilitoida toisen yksikön kokousta, jolloin tätä kautta saadaan ulkopuolisen fasilitoijan rooli.

 

Yhtenä helppona keinona kokousten laadun parantamiseen ihmisten osallistamisen kautta Karjalainen mainitsi “Me We Us” -tekniikan. Yksinkertaistettuna “Me”-vaiheessa annetaan hetki jokaiselle pohtia asiaa yksin mielessään tai paperilla, “We”-vaiheessa keskustellaan asiasta parin kanssa tai pienryhmässä ja “Us”-vaiheessa jatketaan keskustelua koko ryhmän voimin. Keinolla varmistetaan kaikkien osallistuminen ja madalletaan kynnystä osallistua keskusteluun.

 

Kiitos ekonomeille mukaan heittäytymisestä ja Henna Karjalaiselle upeasta pikakoulutuksesta. Nyt kohti parempia kokouksia!