Teksti: Pirve Harakka, Helsingin Ekonomit
Helsingin Ekonomit on maailman suurin ekonomiyhdistys, jonka päätöksentekoon osallistuu kourallinen reilusta 17 000 jäsenestä. Viestinnässä on monin eri tavoin tuotu esille yhdistyksen eri vaikuttamiskanavia, päätöksenteon prosesseja sekä houkuteltu jäseniä mukaan vaikuttamaan. Nämä keinot eivät kuitenkaan ole olleet riittäviä.
Noin vuosi sitten iso pyörä lähti pyörimään hallintomalliin liittyen, kun Helsingin Ekonomien sosiaaliseen mediaan jätettiin asiasta kommentti. Keskustelua saatiin aikaan ja epäkohtiin kiinnitettiin jäsenistön toimesta tuolloin huomioita. Tämän seurauksena viime vuoden 2017 vuosikokous hyväksyi ponsiesityksen, jonka mukaan ”Hallitus lähtee selvittämään mahdollisia vaihtoehtoja nykyiselle vuosikokouksen äänestystavalle. Ponnen tavoitteena on lisätä Helsingin Ekonomien jäsenistön mahdollisuuksia vaikuttaa yhdistyksen toimintaan, esimerkkinä mainittakoon sähköinen (etä)äänestys.”
Helsingin Ekonomien hallitus perusti sääntö- ja hallintotyöryhmän tammikuussa 2018. Työryhmän tehtävänä oli käsitellä jäsenten mahdollisuutta osallistua yhdistyksen ja liiton päätöksentekoon nykyistä laajemmin. Työryhmä asetti tavoitteiksi päätöksenteon avoimuuden ja hallitustyöskentelyn näkyvyyden sekä ymmärrettävyyden lisäämisen. Myös viestinnän kehitys jäsenistön suuntaan nähtiin kehityskohteena sekä kynnyksen madaltaminen päätöksenteon ja vaikuttamisen osallistumiseen.
Työryhmä kokoontui vuoden mittaan useaan kertaan ja hankki tietoa myös muiden vastaavien yhdistysten tavoista hoitaa päätöksentekoa ja jäsenistön osallistamista siihen. Työryhmän pohtimia eri vaihtoehtoja ja tarjoamia esityksiä käsiteltiin hallituksen kokouksissa. Hallitus antoi oman evästyksensä ja työryhmä jatkoi niiden pohjalta asian työstämistä. Helsingin Ekonomien hallitus päätti strategiapäivän yhteydessä pidetyssä kokouksessaan hallintouudistuksen vaatimista keskeisistä sääntömuutoksista sekä kokouksessaan 19.9.2018 päätti esittää sääntömuutoksia 29.11.2018 kokoontuvalle vuosikokoukselle.
Hallintomallin nykytila
Jotta voisi paremmin ymmärtää, mikä muuttuu ja miksi, avataan hieman nykytilaa päätöksenteossa. Helsingin Ekonomit on rekisteröity yhdistys ja sen toimintaa määrittävät säännöt. Niiden mukaan ylintä päätösvaltaa käyttää yhdistyksen vuosikokous, joka on pidettävä vuosittain marraskuun aikana. Vuosikokoukseen saavat osallistua kaikki Helsingin Ekonomien jäsenet ja jokaisella on käytössään yksi ääni. Kokouksessa päätetään mm. tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille, toiminnanjohtajalle ja muille vastuuvelvollisille. Kokouksessa päätetään lisäksi toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta seuraavalle tilikaudelle, jäsenmaksusta, hallituksen jäsenten lukumäärästä sekä hallitukseen valittavista henkilöistä.
Kokouksessa käsiteltävät asiat valmistelee pääasiassa hallitus yhteistyössä Helsingin Ekonomien toimiston henkilökunnan kanssa. Hallituksen koko on yleensä puheenjohtaja + yhdeksän (9) jäsentä. Henkilövalintoja koskevat päätökset valmistelee yhdistyksen kokouksen vuosittain valitsema nimitystoimikunta. Hallitukseen järjestetään avoin haku, johon kuka tahansa Helsingin Ekonomien jäsen voi osallistua. Nimitystoimikunta valitsee osan hakeneista haastatteluun ja pohtii, minkälaista osaamista hallitukseen tarvitaan sieltä pois jäävien tilalle. Nimitystoimikunta muodostaa näkemyksensä ja tekee vuosikokoukselle esityksen hallitukseen valittavista henkilöistä. Vuosikokouksessa voi kuitenkin tehdä muutosesityksiä ennalta valmisteltuihin esityksiin koskien niin asiakysymyksiä kuin henkilövalintojakin. Suurin mielenkiinto kohdistuu yleensä henkilövalintoihin ja monet tärkeät asiakysymykset jäävät pienemmälle huomiolle.
Tämähän kuulostaa kaiken kaikkiaan ihan näppärältä systeemiltä. Paitsi, että vuosittain kokoukseen osallistuu alle 1 % Helsingin Ekonomien jäsenistä. Hyvin pieni osa jäsenistöstä käyttää päätös- ja vaikutusvaltaansa Helsingin Ekonomien toimintaan.
Hallintomallin muutosesitys: valtuusto yhdistyksen kokouksen korvaajaksi
Helsingin Ekonomien hallitus esittää sääntömuutosta yhdistyksen kokoukselle 29.11.2018. Hallintomallia muutetaan, jotta helpotetaan jäsenistön vaikuttamismahdollisuuksia, lisätään kiinnostavuutta päätöksentekoon ja aktivoidaan siihen osallistumista. Hallintouudistuksen keskeisin sisältö on siirtyminen vuosikokousten pitämisestä valtuustovetoiseen malliin. Uudistuksen jälkeen ylintä päätösvaltaa Helsingin Ekonomeissa käyttää jäsenten vaaleilla valitsema valtuusto. Valtuustossa on 24 jäsentä sekä korkeintaan yhtä monta varajäsentä.
Valtuustolla on puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa. Valtuuston toimikausi on kolme vuotta. Valtuusto valitaan jäsenäänestyksellä, joka toteutetaan sekä postitse, sähköisesti että erillisessä äänestystilaisuudessa enemmistövaalina. Kukin äänioikeutettu eli jokainen Helsingin Ekonomien jäsen voi äänestää yhtä ehdokasta ja valituksi tulevat ehdokkaat äänimääriensä mukaisessa järjestyksessä.
Valtuusto kokoontuu valintansa jälkeen järjestäytymiskokoukseen, jossa valtuuston puheenjohtajiston valinnan lisäksi päätetään hallituksen koosta ja valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä jäsenet ja tilintarkastaja. Valtuuston vuosittainen toiminta rakentuu kolmen kokouksen ympärille, joita ovat kevätkokous, suunnittelukokous ja syyskokous. Kullekin kokoukselle on määritelty oma agendansa. Käytännössä valtuuston kokouksissa päätetään samoista asioista, joista aiemmin päätti yhdistyksen vuosikokous. Suunnittelukokouksella on oma tärkeä roolinsa, sillä siellä käydyllä keskustelulla evästetään hallitusta ja toimistoa seuraavan toimintavuoden suunnitteluun. Yhdistyksen jäsenillä on myös oikeus saada asioita käsittelyyn tekemällä aloitteita valtuustolle. Aloite on oltava vähintään 25 jäsenen allekirjoittama.
Hallitus säilyy edelleen toimeenpanevana elimenä, mutta sen kokoa hiukan pienennetään. Hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi 3-6 jäsentä. Hallitus valmistelee valtuuston kokoukset ja niissä käsiteltävät asiat, toimeenpanee valtuuston päätökset, hoitaa yhdistyksen omaisuutta ja huolehtii kirjanpidosta, vahvistaa kerhojen säännöt sekä tukee ja ohjaa niiden toimintaa, huolehtii tiedottamisesta ja sidosryhmäkontakteista sekä valitsee yhdistyksen toimihenkilöt ja yhdistyksen ehdokkaat Suomen Ekonomien toimielimiin. Sekä valtuustoon että hallitukseen nimetään opiskelijaedustajat Aalto-yliopiston kauppatieteiden ylioppilaat ry:n toimesta.
Suunnannäyttäjä hallitukselle
Valtuuston rooli on ennen kaikkea toimia suunnannäyttäjänä hallitukselle ja päättää mm. yhdistyksen strategiasta ja vuosittaisista suunnitelmista toiminnan ja talouden osalta. Valtuuston tarkoituksena on myös saada keskustelua aikaan. Nykyisessä yhden vuosikokouksen mallissa eri mahdollisuuksien pohtimiseen jää kovin vähän aikaa ja siihen osallistuu vain pieni joukko ihmisiä.
Säännöt nykypäivään
Hallinnon uudistuksen yhteydessä esitetään sääntöihin myös muutamia muita muutoksia, jotta ne vastaavat nykypäivää. Sääntömuutosesityksistä voi lukea lisää verkkosivuilta.
Lisätietoja ja ilmoittautuminen vuosikokoukseen:
helsinginekonomit.fi/vuosikokous
Sääntö- ja hallintotyöryhmä
Helsingin Ekonomien hallitus asettaa vuosittain erilaisia työryhmiä ja vuodeksi 2018 perustettiin sääntö- ja hallintotyöryhmä.
Työryhmän kokoonpano
Liisa-Johanna Pesonen, puheenjohtaja
Juha Voipio
Markku von Hertzen
Kasperi Launis
Työryhmän puheenjohtaja Liisa-Johanna Pesonen:
Työryhmä lähti pohtimaan mahdollisuuksia osallistaa jäsenistöä enemmän yhdistyksen toimintaan. Taustaa toi huomio, että yhdistyksemme on jäsenmäärältään (n.17 000) pienen kaupungin kokoinen eli samankokoinen kuin vaikkapa Forssa, Kempele ja Akaa. Ylintä päätöksentekovaltaa ja hallituksen valinnan tekee yhdistyksen vuosikokous, jossa paikalla on vain noin reilun bussilastillisen verran jäseniä.
Pidimme tärkeänä, että voitaisiin mahdollistaa osallistuminen valintoihin myös sähköisesti, joka on varsinkin nuoremmille jäsenille hyvinkin luontainen tapa osallistua. Yhdistyslainsäädännön tunteminen (kiitos työryhmän jäsenen Kasperin) oli yksi tärkeä ohjaava tekijä, piti tietää mitä voidaan ja mitä ei voida tehdä.
Hyvinkin pian nousi esille vaihtoehto siirtää päätöksentekovaltaa vuosikokoukselta valtuustolle, johon kaikilla jäsenillä on mahdollisuus asettua ehdolle ja samalla voidaan mahdollistaa myös sähköisen äänestyksen käyttäminen päättäjiä valittaessa, joka antaa jokaiselle jäsenelle mahdollisuuden vaikuttaa. Hallituksen valinnassa käytetty nimitystoimikunta tuntui vanhanaikaiselta ja kankealta, ja vielä kun usein vuosikokous ei ole hyväksynyt nimitystoimikunnan esitystä sellaisenaan, tuntui luontevalta siirtää hallituksen valinta valtuustolle.
Toimikunnan työskentely sujui erittäin sujuvasti ja osaamiset täydensivät hyvin toisiaan. Oli pitkän järjestökokemuksen omaava, yhdistyslain osaaja, nuorten ääni ja pitkään aikaisemmin pelkästään rivijäsenenä ollut, tällä sopivalla sekoituksella erilaisia näkemyksiä olimme kuitenkin hyvinkin yksimielisesti esityksestä, ja pientä viilausta oli lähinnä vain lopullisen esityksen yksityiskohdista.
Tämä artikkeli on julkaistu alun perin Helsingin Ekonomien verkkolehdessä 5/2018 sivuilla 6-8.