Ulkomaan etätyöskentely – uhka vai mahdollisuus?
Kirjoittaja: Timo Karvinen, KPMG
Jos jotain positiivista voi koronapandemiasta sanoa niin kenties sen, että se mahdollisti valtavan digiloikan, jonka johdosta hybridityöskentelystä tuli uusi normaali. Nyt vallitsevan hybridityöskentelyn rinnalla on lisääntynyt toive saada tehdä etätöitä myös ulkomailta käsin. Syitä voivat olla esimerkiksi ulkomailla asuva perhe, työskentelyn yhdistäminen lomamatkaan tai uudet kokemukset. Kukapa meistä ei Suomen pimeimpinä kuukausina nauttisi mahdollisuudesta tehdä töitä etelän auringon alla. Väliaikaisen etätyön sijaan tahtotilana voi olla myös pysyvämpi järjestely. Työnantajapuolella tähän toiveeseen vastaaminen aiheuttaa päänvaivaa, kun vaa’an toisessa päässä painaa työntekijöiden tyytyväisyys ja toisessa ulkomailta käsin työskentelyyn liittyvät työoikeus- ja veroriskit ja niihin liittyvät velvoitteet työnantajalle.
Miten asiaa tulisi lähestyä?
Ensimmäisenä tulisi miettiä, onko yrityksen kannalta tarkoituksenmukaista sallia etätyöskentely ulkomailta käsin. Huolellisesti suunniteltuna ulkomaan etätyöskentely voi luoda yritykselle kilpailuetua tekemällä yrityksestä houkuttelevamman työnantajana. Työntekijälle etätyö voi lisätä työtyytyväisyyttä ja työtehoa, kun työtä voi tehdä itselleen mielekkäässä ympäristössä. Etätyön mahdollistaminen ulkomailta käsin avaa yrityksille myös laajemmat rekrytointimarkkinat.
Toisaalta tulee olla tietoinen mahdollisista velvoitteista, riskeistä ja kustannuksista. KPMG on tehnyt aiheesta hiljattain globaalin kyselyn*. Vastausten perusteella yritykset näkevät suurimpina haasteina lainsäädännöllisten velvoitteiden noudattamisen, yritysverotukseen liittyvät riskit, kuten kiinteän toimipaikan muodostumisen riskin sekä sisäisten ohjeiden ja prosessien luomisen.
Mikäli hyödyt koetaan mahdollisia haasteita suuremmiksi, tulisi seuraavaksi laatia pelisäännöt, joiden puitteissa ulkomailta käsin tehtävä etätyö olisi mahdollista. Tapauskohtaisen arvioinnin sijaan usein tarkoituksenmukaisinta on luoda selkeä kirjallinen etätyöpolitiikka. Tämä varmistaa työntekijöiden läpinäkyvän ja tasavertaisen kohtelun. Politiikassa voidaan tehdä esimerkiksi alueellisia, ajallisia ja sallittuihin työtehtäviin liittyviä rajauksia yhtiön riskien minimoimiseksi sekä muutoinkin ohjeistaa, miten ulkomaan etätyöskentelystä sovitaan ja mitä tietoja työntekijä on velvollinen työnantajalle kertomaan.
On valittu lähestymistapa mikä tahansa, tärkeintä on selvittää ja sopia asioista ennalta. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä, joiden korjaaminen takautuvasti voi olla hankalaa ja kallista.
Mitä tulee huomioida kansainvälisessä etätyöskentelyssä?
Rajat ylittävä etätyöskentely avaa kokonaan uuden viitekehyksen huomioitavan sääntelyn suhteen. Koska liikkuminen varsinkin EU:n sisällä on vapaata ja helppoa, helposti unohtuu, että kotimaan lainsäädännön lisäksi tulee huomioida kohdemaan lainsäädäntö sekä mahdolliset kansainväliset ja maiden väliset sopimukset. Velvoitteita etätyömaassa voi syntyä sekä työnantajalle että työntekijälle.
Verotuksen näkökulmasta on aina syytä selvittää, syntyykö kohdemaahan verovelvoitteita ja miten mahdollinen kaksinkertainen verotus tulee poistaa.
Työntekijän henkilökohtaisen verovelvollisuuden lisäksi työnantajalle voi syntyä etätyövaltioon rekisteröitymis-, raportointi- tai ennakonpidätysvelvoitteita, joiden hoitaminen edellyttää paneutumista etätyövaltion lainsäädäntöön ja menettelyihin. Riippuen etätyön kestosta, työtehtävistä sekä työskentelyn järjestämisestä myös mahdollinen kiinteän toimipaikan riski tulee ottaa huomioon.
Sosiaaliturvan osalta merkityksellistä on, tehdäänkö etätyötä EU-maassa vai sen ulkopuolella. Pääsääntö on, että henkilö vakuutetaan siinä maassa, missä hän suorittaa työtehtäviään. Toisessa EU-maassa tilapäisesti etätyötä tekevälle voi kuitenkin hakea todistusta Suomen sosiaaliturvaan kuulumisesta, jos tarvittavat edellytykset täyttyvät. EU:n ulkopuolella työskentelevien osalta on tärkeä selvittää millä edellytyksillä henkilö voi edelleen kuulua Suomen sosiaaliturvaan. Mikäli etätyövaltioon syntyy sosiaaliturvavelvoitteita, syntyy työnantajalle yleensä rekisteröitymisvelvoite sekä velvollisuus maksaa sosiaaliturvamaksuja etätyövaltioon.
Varsinkin EU-alueen ulkopuolella pohdittavaksi tulee usein myös työlupa-asiat. Usein tuottavan työn tekeminen edellyttää erillistä lupaa, joissa on maakohtaisia eroja. Työskentely ilman tarvittavaa lupaa voi johtaa huomattaviin sanktioihin niin työntekijälle kuin työnantajalle.
Muita huomioitavia seikkoja ovat esimerkiksi etätyövaltion työoikeudelliset vaatimukset, työturvallisuusvelvoitteet, erilaiset matka- ja tapaturmavakuutukset ja ennen kaikkea tietoturva.
Vaikka teknologia mahdollistaa joustavan etätyöskentelyn toiselta puolelta maailmaa, lainsäädäntö ainakin toistaiseksi laahaa perässä. Siksi maltti on valttia myös etätyökäytänteitä määritellessä.
LUE LISÄÄ
*) KPMG:n raportti: Current trends in remote working -raportti
TULEVA TAPAHTUMA
Työelämän ABC
Etätyöskentelyä ulkomailta
Tiistaina 27.2.2024 klo 9.00–10.15
Webinaari, ilmoittaudu mukaan täältä.
helsinginekonomit.fi/tapahtumat
VAIKUTTAJAEKONOMIT
Vaikuttajaekonomit on yksi Helsingin Ekonomien 18 toimikunnasta. Vaikuttajaekonomit edistävät toiminnallaan vastuullista ja hyvinvoivaa työelämää johtajuus- ja työyhteisötaitoja vahvistamalla sekä toimimalla henkilöstön edustajajäsenten verkostona ja tiedonvälityskanavana. Työelämän ABC-kokonaisuus on Vaikuttajaekonomien käsialaa.